Aunque parezca mentira, organizar una fiesta empresarial puede resultar todo un desafío. Recordemos que, en dicho evento; asistirán cada una de las personas con quienes compartes día a día el caluroso ambiente laboral, por lo que, si nos asignaron la tarea de organizarlo, seguramente nos cargaremos de ansiedad y mucho nerviosismo por querer impresionar a todos nuestros compañeros de trabajo. Para ello, lo primero que debes hacer es realizar un plan o cronograma de actividades, conocer de forma precisa el presupuesto que dispones, plantearte metas, y por supuesto, no te olvides de contratar un buen DJ. Sin embargo, para hacerte la vida más fácil, en este artículo te enseñaremos, los mejores tips para organizar una fiesta empresarial memorable y de éxito total.
Es importante saber que, para que un evento o una fiesta sean considerados exitosos no depende de lo abultado del presupuesto, sino de dos elementos fundamentales como lo es la organización y la planificación. Y es que, muchas veces por más que nos llamemos a nosotros mismos “organizadores”, nos olvidamos de esa palabrita, y empezamos a hacer las cosas improvisadas y con escasa planificación, esto sin lugar a dudas, es fatal para cualquier evento.
El hecho es que, incluso con poco presupuesto podemos hacer maravillas en cualquier fiesta, siempre y cuando tengamos bien en claro qué hacer y cómo hacer las cosas.
Otro elemento que juega especial importancia en la organización de eventos de empresa es que, debemos conocer bien a nuestros invitados; de allí puede partir el éxito del mismo. Conociendo los gustos, el tipo de música, la comida, y el ambiente de todos los presentes, podemos idear diferentes planes para satisfacer a la gran mayoría. Por eso sí debemos tener bien en claro, nunca todos quedarán totalmente satisfechos, por muy bien que haya quedado el evento.
Los mejores tips para organizar una fiesta empresarial de éxito
Como bien hemos dicho, una fiesta sin música no se podría jamás celebrar, por lo que es algo que debe estar intrínseco en el evento, así que, en nuestros consejos no vas a encontrar tips para elegir la música. Lo que, si es que, es totalmente recomendable que te hagas con los servicios de un discjockeys profesional, y planifiques con el el repertorio que usará durante toda la función.
Una gran alternativa para asegurarte de que la fiesta sea todo un éxito, es contratar una agencia de eventos. Estos profesionales, te ayudarán a crear una fiesta magnífica en función a tus necesidades y posibilidades, por lo que sí tienes miedo de emprender ese camino tú solo, lo mejor es que evalúes esa alternativa.
No obstante, si quieres lanzarte a la aventura, aquí tienes los mejores tips para organizar una fiesta empresarial:
1. Planifica la hora y la fecha
Aunque parezca mentira, planificar bien la fecha y la hora de la fiesta puede marcar gran diferencia en el éxito de la misma, por lo que debes considerar bien cuándo hacerlo. Bien sea porque es el aniversario de la empresa, por festividades de navidad, o si bien, para celebrar una victoria empresarial, debemos seleccionar un día en el que todos los asistentes puedan disfrutar de todo el espectáculo que tienes preparado, sin miedo a lo que pasará mañana.
Es decir, es ideal que el día después de la fiesta todos estén libres de compromisos que le puedan disminuir la capacidad de disfrute. Lo mismo ocurre con la hora, debe ser en un momento donde todo estén totalmente disponible y que no choquen con las actividades regulares de la organización.
2. Selecciona el lugar de la fiesta
Elegir el lugar adecuado para nuestra celebración juega un papel fundamental, ya que, una opción equivocada puede ocasionar que toda nuestra preparación y esfuerzo sean empañadas totalmente. Son muchos los factores que debemos considerar, a continuación, las detallamos:
- Fácil acceso: es importante que cada uno de los invitados pueda llegar fácilmente al lugar del evento; bien sea con coche particular, taxi, e incluso a través del transporte público
- Espacio y aforo suficiente para todos los invitados: es importante tomar en cuenta la cantidad de invitados, y conocer también su disposición a asistir. De nada nos sirve contratar un salón de fiestas con un aforo de 100 personas, si tan solo asistirán 20. Por su parte, mucho menos debemos permitirnos hacernos con un lugar pequeño si nuestra lista de participantes es extensa.
- Tipo de eventos permitidos: hay muchos salones de fiestas que prohíben ciertas actividades, como el consumo de licor, música alta, o ingreso de alimentos. Por tal motivo, debemos cerciorarnos que el lugar elegido se adapte a nuestras necesidades.
- Precio: quizás, sea el talón de Aquiles de muchos eventos. Y es que, se comprometen con locales o salas de fiestas realmente costosas, elegantes, por lo que destinan gran parte del presupuesto en esto. Esto, jamás debe ocurrir, ya que el lugar no hace la fiesta.
3. Planifica la alimentación y la bebida acorde al evento
Otro error común que cometen algunos organizadores de fiestas empresariales es elegir una bebida y comida para nada acordes con la situación. También, es importante conocer a nuestros comensales, para ofrecer diversas opciones en función del gusto de la mayoría. Para ello, te aconsejamos preparar varios menús alternativos y someterlo a una encuesta entre el total de los trabajadores, si bien no todos quedarán satisfechos, al menos habrá sido una elección democrática.
4. Consíguete unos cuantos colaboradores y crea un equipo de trabajo
Es totalmente desaconsejable que iniciemos la preparación de un evento por cuenta propia, sin importar la escala del mismo, siempre es bueno contar con algunos colaboradores. De esta manera, será más fácil distribuir el trabajo.
Por tal razón, elige algunos compañeros de trabajo, de preferencia personas de confianza y asignarles tareas específicas. Bien sea, la creación de las invitaciones, la contratación de los animadores y DJ, así como las tareas de limpieza.
5. Ofrece un recuerdo personalizado
Nada gusta más que un buen detalle para recordar tal festividad. Tomando en cuenta el presupuesto destinado, podemos preparar un detalle innovador que tenga alguna relación con el tema del evento y con la empresa. Puede ser cualquier cosa, una fotografía grupal, una botella de licor, e incluso una camiseta serigrafiada, el hecho es que, todos los invitados se lleven un buen recuerdo del evento.
Como hemos visto, planificar un evento no es algo que debamos tomar a la ligera. Esperemos que, con estos tips para organizar una fiesta empresarial puedas tener una idea de lo que te espera, y planificarte un poco mejor.
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